Relaciones humanas del oficinista

Las Relaciones Humanas.

Las Relaciones Humanas son las enderezadas a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana.

Las Relaciones Humanas en la Oficina.

Permiten la integración de las personas dentro de la oficina, realizando sus actividades de manera satisfactoria.Para las buenas relaciones es bueno considerar que todos somos diferentes, el tipo de labor que realiza cada quien más las políticas de trabajo que posee cada empresa y las condiciones de trabajo que tenga.

                                                                                         

 Las relaciones humanas satisfactorias permiten:

• Ahorro de tiempo.
• Motivación del personal.
• Coordinación y cooperación.
• Agradable ambiente de trabajo.
• Compromiso por la calidad.
• Mayor productividad
  

Ética y Valores Humanos.

Ética: Es una de las tantas ramas de la filosofía. Es aquella ciencia, ya que estudia las cosas por sus causas, de lo universal y necesario, que se dedica al estudio de los actos humanos. Pero aquellos que se realizan tanto por la voluntad y libertad absoluta, de la persona.

Valores Humanos: Son aquellos bienes universales que pertenecen a nuestra naturaleza como personas y que, en cierto sentido, nos humanizan, porque mejoran nuestra condición de personas.

Profesión Secretarial.

 La mutidimencionalidad de la profesión secretarial se puede observar claramente en el área administrativa debido a su importante rol dentro de lasoperaciones de cualquier empresa exitosa, ya que ofrece la oportunidad de poder desarrollar iniciativa, creatividad y actitudes adecuadas para el crecimiento y ejecutorias profesionales en forma excelente.

El término Ciencias Secretariales se originó por su dimensión mutidisciplinaria y altamente vital para el mundo empresarial moderno, ya que buscaba un término el cual mencionara en pocas palabras todos los factores y métodos de conocimiento que involucra tan importante y vital profesión en el mundo empresarial. Por muchos años la profesión secretarial ha sido desarrollada y llevada a un lugar privilegiado y de gran prestigio dentro de nuestra sociedad altamente comercial. Es por esta razón que demos desarrollarla aún más para así poder continuar explorando todos los alcances que pose dicha profesión.

Secretariado Tradicional.

Ha evolucionado a medida que la empresa moderna ha redefinido la importancia de varias destrezas o características, tales como: pensamiento crítico, manejo de problemas y conflictos, asertividad y, sobretodo, liderazgo, entre otras. Estas destrezas y características se constituyen como indispensables para el avance y desarrollo de la profesión secretarial.

Indudablemente, la profesión secretarial se ha adaptado a los tiempos según surgen nuevas visiones, misiones, objetivos, estructuras filosóficas, tendencias tecnológicas según las necesidades empresariales. Esto nos permite observar, retrospectivamente, que el secretario tradicional ha realizado su propia metamorfósis para resurgir con una nueva definición y multidimensionalidad.

Secretariado o Asistente Administrativo:

La Educación Comercial ante el nuevo reto.

En 1906 se iniciaron los ofrecimientos de Educación Comercial en Puerto Rico a través de varias escuelas superiores ofreciendo un curso secretarial de dos años de duración. Estos ofrecimientos fueron desarrollados y extendidos al resto de la Isla incorporando nuevas especialidades que han ido evolucionando de acuerdo con la demanda, tecnología y tendencias en el campo empresarial y el ámbito socio-económico. Estos ofrecimientos fueron creados incialmente para sectores en desventaja socio-económicas.

Los años 1940 al 1970 se caracterizaron por la llegada de elementos tecnológicos, como por ejemplo: impresoras de cheques, calculadoras, maquinillas eléctricas, además de los cambios ocurridos en las comunicaciones donde el telegrama y las cartas con puntuación cerrada era lo práctico en dicha época. La educación comercial tenía el reto de adiestrar en esta tecnología e incluir en sus currículos tanto el componente vocacional como la educación general-humanística para así poder crear profesionales competentes y de esta forma cumplir su meta filosófica.

Los adelantos tecnólogicos ocurridos dentro de los años 1940-70 demandan del campo vocacional comercial explorar las técnicas de enseñanza, medición y evaluación de las destrezas necesarias para la profesión secretarial en aquel entonces. Esta a la vez tenía que implantar la tecnología recién llegada y así adiestrar eficientemente a sus estudiantes con las competencias profesionales necesarias para el mundo empresarial vigente. De este modo, la educación comercial es la que dicta y determina las pautas necesarias en cuanto a destrezas, aptitudes y actitudes útiles dentro del mundo empresarial y transcendentalmente en el campo educativo vocacional.

Hoy, próximos a entrar a un nuevo milenio, la innovación en la transmisión y procesamiento de la comunicación por medio de equipos sofisticados (facsímiles, procesadores de palabras, satélites, correo electrónico, etc.) y la automatización de la oficina moderna en cuanto a procedimientos y tareas rutinarias ha traido consigo un nuevo campo "virgen" que necesita ser desarrollado e incorporado dentro de la educación comercial y la empresa.

Este campo de la tecnología y administración secretarial es la que permite que la labor del secretario sea una automática, sencilla y eficiente. Está acompañada del campo gerencial-administrativo desarrollado por la misma acción tecnológica permitiendo crear en el secretario un pensamiento crítico sobre problemas gerenciales genuinos que dan paso a la formación del Asistente Administrativo de hoy.

Esta nueva reingeniería que trae consigo el concepto del Asistente Administrativo lleva consigo toda la responsabilidad, desarrollo, preparación y profesionalismo de cualquier jefe ejecutivo existente en una empresa. Este concepto neocontemporáneo del Asistente Administrativo es posible por medio de un currículo que prepare tanto técnica y gerencialmente al estudiante en cuanto a las tendencias y demandas del mundo empresarial moderno.

Durante el próximo milenio se espera una sociedad más compleja tecnológicamente con incremento en trabajos altamente especializados y técnicos. Como ejemplo de lo mencionado anteriormente en cuanto a la tecnología, podemos mencionar el uso de las computadoras para la enseñanza de la mecanografía, énfasis en la educación visual, incremento de tareas gerenciales en los secretarios, la administración intregrada a sistemas de computadoras para una operación y monitoreo eficiente de la oficina, incremento de "paquetes" o "softwares" de aplicación de distintas funciones y la concentración en campos especializados (ejemplos: secretario médico, secretario legal, etc.)

Es por esta razón, que la adaptabilidad y adiestramiento son factores que podemos utilizar para poder desarrollar el concepto del Asistente Administrativo. De igual forma, se necesita la investigación, desarrollo de currículos y énfasis al desarrollo de la profesión secretarial a través de asociaciones y otras actividades de enriquecimiento profesional.

Antes de iniciar cualquier tipo de cambio e innovación debemos pensar filosóficamente y técnicamente cómo afecta nuestro entorno laboral este nuevo enfoque del Asistente Administrativo. Debemos hacer un alto y preguntarnos cómo afecta a la educación, cómo afecta a nuestra sociedad y por ende como afecta los patrones jerárquicos dentro de una organización.

Habiendo canalizado en una forma responsable estas preguntas debemos conocer cuál es el reto y cuáles son los caminos que nos llevan a la superación y al éxito de nuestra profesión. La historia que debemos escribir debe contestar las siguientes interrogantes: Secretario y Asistente Administrativo: ¿Cuál es la diferencia?; ¿Qué es un asistente administrativo?; ¿Qué características debe poseer un asistente administrativo?; ¿Cuáles son los pasos para convertirse en un asistente administrativo exitoso?; ¿Cuáles son las aptitudes y actitudes de un asistente administrativo?

Está en nuestras manos el futuro de nuestra profesión como educadores y profesionales de la educación comercial. La evolución histórica y nuestra visión del futuro será nuestro norte al emprender la transformación de la profesión secretarial contemporánea.

¿Desilusión o motivación secretarial?

Esto te podría suceder cuando entres al mundo del trabajo secretarial. Es una dura realidad que tendrás que afrontar positivamente después de haber recibido una "fantasía" teórica llena de procedimientos inviolables y leyes de ética. 

Pero todo esto no debe llevarte a una desilusión total, solamente debes tomarlo como un reto profesional del cual ganarás experiencia y podrás poner en práctica todo aquello que aprendiste en una forma eficiente. Tu puedes en gran manera cambiar y desarrollar en forma indirecta todo aquello que esté mal y no siga los procedimientos y ética que aprendiste. Debes ser tolerante al principio y poco a poco podrás educar en una forma latente cada individuo que te rodea haciéndoles ver que realizas tu trabajo eficientemente siguiendo  fielmente los procedimientos establecidos y convenciéndolos de que de este modo ellos podrán realizar eficientemente sus tareas al igual que tu.

 Relaciones interpersonales

Es una interacción recíproca entre dos o más personas. Se trata de relaciones sociales que, como tales, se encuentran reguladas por las leyes e instituciones de la interacción social.

En toda relación interpersonal interviene la comunicación, que es la capacidad de las personas para obtener información respecto a su entorno y compartirla con el resto de la gente.

La secretaria y la comunicación.

Secretaria: Sección de un organismo, institución o empresa que se ocupa de las tareas administrativas relacionadas con la entidad.

Comunicación: Es el proceso mediante el cual se puede transmitir información de una entidad a otra, alterando el estado de conocimiento de la entidad receptora.

La comunicación en las secretarias. es una herramienta fundamental en su trabajo diario. Por lo que debemos considerar las siguientes Reglas:

• Antes de comunicarse debe reflexionar del Tema o de la persona a quien debe dirigirse.
  

• Adaptar el mensaje a su interlocutor.
  

• Brindarle la oportunidad a los demás de reflexionar.
  

• Evitar forzar al interlocutor a dar respuestas inmediatas.
  

• Capte el sentido y el significado del mensaje.
  

• Trate de ser explícito y claro al transmitir el mensaje.
  

• Sepa escuchar.
  

• Recuerde que los gestos también comunican.
  

• Ante un desacuerdo mantenga la calma.
  

• Nunca emita juicios prematuros.
  

• Brinde y cree atmósfera de confianza.
  

• Respete la dignidad de los demás.
  

• Resuma lo entendido.
  

• Evite perder el contacto visual con el interlocutor.
  

• Recuerde que para una buena comunicación debe escuchar a ambas partes (pare de hablar).
  

También es conveniente mencionar algunas especificaciones en el caso de comunicarnos con personas que hablan otro idioma para las cuales nos serian útiles los siguientes consejos:

• Ser paciente y concentrarse.
  

• Hablar con lentitud y claramente.
  

• Sea cortes.
  

• Utilice el español simple y serio.
  

• Hable en tono normal: No Grite.
  

• No intente escuchar todas las palabras.
  

• Reitere si es necesario lo que ha dicho.
  

• No pregunte ¿me comprende?
  

• Evite los chistes.
  

• Manténgalo por escrito.
  

• Si conoce otro idioma, intente utilizarlo.
  

De igual forma se nos presentan situaciones en las que debemos comunicarnos con personas de la Tercera Edad, donde debemos tener en cuenta:

• Ser cordial.
  

• No gritar.
  

• No le hable con superioridad.
  

• Sea cuidadoso.
  

• Sobre todo, sea paciente.
  

• Para una comunicación efectiva todo receptor debe:
  

• Recibir información clara.
  

• Entender al interlocutor.
  

• Aceptar (Discreción)
  

• Utilizar (Habilidades)
  

• Retro alimentarse.
  

Toda secretaria debe ser cuidadosa para establecer una comunicación exitosa ya que de igual forma debe transmitir a sus superiores el mensaje adecuado.

Mantener relaciones humanas sanas, es clave para llevar a un equipo de trabajo a la meta propuesta. Descubre la historia de Susy a través de este vídeo, toma dato y se cada día mejor.