Las Relaciones Humanas.
Las Relaciones
Humanas son las enderezadas a crear y mantener
entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos,
basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en
el reconocimiento y respeto de la personalidad humana.
Las Relaciones Humanas en la Oficina.
Permiten la integración de las personas dentro de la oficina,
realizando sus actividades de manera satisfactoria.Para las buenas
relaciones es bueno considerar que todos somos diferentes, el tipo de
labor que realiza cada quien más las políticas de trabajo que posee
cada empresa y las condiciones de trabajo que tenga.
Las relaciones humanas satisfactorias permiten:
- Ahorro de tiempo.
- Motivación del personal.
- Coordinación y cooperación.
- Agradable ambiente de trabajo.
- Compromiso por la calidad.
- Mayor productividad
Ética y Valores Humanos.
Ética: Es una de las tantas ramas de la filosofía. Es
aquella ciencia, ya que estudia las cosas por sus causas, de lo
universal y necesario, que se dedica al estudio de los actos humanos.
Pero aquellos que se realizan tanto por la voluntad y libertad
absoluta, de la persona.
Valores Humanos: Son aquellos bienes universales que
pertenecen a nuestra naturaleza como personas y que, en cierto
sentido, nos humanizan, porque mejoran nuestra condición de
personas.
Profesión Secretarial.
La mutidimencionalidad de la profesión secretarial se puede
observar claramente en el área administrativa debido a su importante
rol dentro de lasoperaciones de cualquier empresa exitosa, ya que
ofrece la oportunidad de poder desarrollar iniciativa, creatividad y
actitudes adecuadas para el crecimiento y ejecutorias profesionales
en forma excelente.
El término Ciencias Secretariales se originó por su dimensión
mutidisciplinaria y altamente vital para el mundo empresarial
moderno, ya que buscaba un término el cual mencionara en pocas
palabras todos los factores y métodos de conocimiento que involucra
tan importante y vital profesión en el mundo empresarial. Por muchos
años la profesión secretarial ha sido desarrollada y llevada a un
lugar privilegiado y de gran prestigio dentro de nuestra sociedad
altamente comercial. Es por esta razón que demos desarrollarla aún
más para así poder continuar explorando todos los alcances que pose
dicha profesión.
Secretariado Tradicional.
Ha evolucionado a medida que la empresa moderna ha redefinido la
importancia de varias destrezas o características, tales como:
pensamiento crítico, manejo de problemas y conflictos, asertividad
y, sobretodo, liderazgo, entre otras. Estas destrezas y
características se constituyen como indispensables para el avance y
desarrollo de la profesión secretarial.
Indudablemente, la profesión secretarial se ha adaptado a los
tiempos según surgen nuevas visiones, misiones, objetivos,
estructuras filosóficas, tendencias tecnológicas según las
necesidades empresariales. Esto nos permite observar,
retrospectivamente, que el secretario tradicional ha realizado su
propia metamorfósis para resurgir con una nueva definición y
multidimensionalidad.
Secretariado o Asistente Administrativo:
La Educación Comercial ante el nuevo reto.
En 1906 se iniciaron los ofrecimientos de Educación Comercial en
Puerto Rico a través de varias escuelas superiores ofreciendo un
curso secretarial de dos años de duración. Estos ofrecimientos
fueron desarrollados y extendidos al resto de la Isla incorporando
nuevas especialidades que han ido evolucionando de acuerdo con la
demanda, tecnología y tendencias en el campo empresarial y el ámbito
socio-económico. Estos ofrecimientos fueron creados incialmente para
sectores en desventaja socio-económicas.
Los años 1940 al 1970 se caracterizaron por la llegada de
elementos tecnológicos, como por ejemplo: impresoras de cheques,
calculadoras, maquinillas eléctricas, además de los cambios
ocurridos en las comunicaciones donde el telegrama y las cartas con
puntuación cerrada era lo práctico en dicha época. La educación
comercial tenía el reto de adiestrar en esta tecnología e incluir
en sus currículos tanto el componente vocacional como la educación
general-humanística para así poder crear profesionales competentes
y de esta forma cumplir su meta filosófica.
Los adelantos tecnólogicos ocurridos dentro de los años 1940-70
demandan del campo vocacional comercial explorar las técnicas de
enseñanza, medición y evaluación de las destrezas necesarias para
la profesión secretarial en aquel entonces. Esta a la vez tenía que
implantar la tecnología recién llegada y así adiestrar
eficientemente a sus estudiantes con las competencias profesionales
necesarias para el mundo empresarial vigente. De este modo, la
educación comercial es la que dicta y determina las pautas
necesarias en cuanto a destrezas, aptitudes y actitudes útiles
dentro del mundo empresarial y transcendentalmente en el campo
educativo vocacional.
Hoy, próximos a entrar a un nuevo milenio, la innovación en la
transmisión y procesamiento de la comunicación por medio de equipos
sofisticados (facsímiles, procesadores de palabras, satélites,
correo electrónico, etc.) y la automatización de la oficina moderna
en cuanto a procedimientos y tareas rutinarias ha traido consigo un
nuevo campo "virgen" que necesita ser desarrollado e
incorporado dentro de la educación comercial y la empresa.
Este campo de la tecnología y administración secretarial es la
que permite que la labor del secretario sea una automática, sencilla
y eficiente. Está acompañada del campo gerencial-administrativo
desarrollado por la misma acción tecnológica permitiendo crear en
el secretario un pensamiento crítico sobre problemas gerenciales
genuinos que dan paso a la formación del Asistente Administrativo de
hoy.
Esta nueva reingeniería que trae consigo el concepto del
Asistente Administrativo lleva consigo toda la responsabilidad,
desarrollo, preparación y profesionalismo de cualquier jefe
ejecutivo existente en una empresa. Este concepto neocontemporáneo
del Asistente Administrativo es posible por medio de un currículo
que prepare tanto técnica y gerencialmente al estudiante en cuanto a
las tendencias y demandas del mundo empresarial moderno.
Durante el próximo milenio se espera una sociedad más compleja
tecnológicamente con incremento en trabajos altamente especializados
y técnicos. Como ejemplo de lo mencionado anteriormente en cuanto a
la tecnología, podemos mencionar el uso de las computadoras para la
enseñanza de la mecanografía, énfasis en la educación visual,
incremento de tareas gerenciales en los secretarios, la
administración intregrada a sistemas de computadoras para una
operación y monitoreo eficiente de la oficina, incremento de
"paquetes" o "softwares" de aplicación de
distintas funciones y la concentración en campos especializados
(ejemplos: secretario médico, secretario legal, etc.)
Es por esta razón, que la adaptabilidad y adiestramiento son
factores que podemos utilizar para poder desarrollar el concepto del
Asistente Administrativo. De igual forma, se necesita la
investigación, desarrollo de currículos y énfasis al desarrollo de
la profesión secretarial a través de asociaciones y otras
actividades de enriquecimiento profesional.
Antes de iniciar cualquier tipo de cambio e innovación debemos
pensar filosóficamente y técnicamente cómo afecta nuestro entorno
laboral este nuevo enfoque del Asistente Administrativo. Debemos
hacer un alto y preguntarnos cómo afecta a la educación, cómo
afecta a nuestra sociedad y por ende como afecta los patrones
jerárquicos dentro de una organización.
Habiendo canalizado en una forma responsable estas preguntas
debemos conocer cuál es el reto y cuáles son los caminos que nos
llevan a la superación y al éxito de nuestra profesión. La
historia que debemos escribir debe contestar las siguientes
interrogantes: Secretario y Asistente Administrativo: ¿Cuál es la
diferencia?; ¿Qué es un asistente administrativo?; ¿Qué
características debe poseer un asistente administrativo?; ¿Cuáles
son los pasos para convertirse en un asistente administrativo
exitoso?; ¿Cuáles son las aptitudes y actitudes de un asistente
administrativo?
Está en nuestras manos el futuro de nuestra profesión como
educadores y profesionales de la educación comercial. La evolución
histórica y nuestra visión del futuro será nuestro norte al
emprender la transformación de la profesión secretarial
contemporánea.
¿Desilusión o motivación secretarial?
Esto te podría suceder cuando entres al mundo del trabajo
secretarial. Es una dura realidad que tendrás que afrontar
positivamente después de haber recibido una "fantasía"
teórica llena de procedimientos inviolables y leyes de ética.
Pero todo esto no debe llevarte a una desilusión total, solamente
debes tomarlo como un reto profesional del cual ganarás experiencia
y podrás poner en práctica todo aquello que aprendiste en una forma
eficiente. Tu puedes en gran manera cambiar y desarrollar en forma
indirecta todo aquello que esté mal y no siga los procedimientos y
ética que aprendiste. Debes ser tolerante al principio y poco a poco
podrás educar en una forma latente cada individuo que te rodea
haciéndoles ver que realizas tu trabajo eficientemente siguiendo
fielmente los procedimientos establecidos y convenciéndolos de que
de este modo ellos podrán realizar eficientemente sus tareas al
igual que tu.
Relaciones interpersonales
Es una interacción recíproca entre dos o más personas. Se trata
de relaciones sociales que, como tales, se encuentran reguladas por
las leyes e instituciones de la interacción social.
En toda relación interpersonal interviene la comunicación, que
es la capacidad de las personas para obtener información respecto a
su entorno y compartirla con el resto de la gente.
La secretaria y la comunicación.
Secretaria:
Sección de un organismo, institución o empresa que se ocupa de las
tareas administrativas relacionadas con la entidad.
Comunicación: Es el proceso mediante el cual se puede
transmitir información de una entidad a otra, alterando el estado de
conocimiento de la entidad receptora.
